Άρθρο

Ο απόλυτος οδηγός για τον προγραμματισμό της αποχώρησης της εταιρείας σας στη χώρα κρασιού της Καλιφόρνια

Ως εκπρόσωπος πωλήσεων εταιρειών και ομίλων για το WineCountry Media - το οποίο κατέχει και λειτουργεί NapaValley.com , Sonoma.com , και WineCountry.com - Έχω βοηθήσει εταιρείες από όλο τον κόσμο να σχεδιάσουν τις εταιρικές και ομαδικές συναντήσεις τους, καταφύγια και εκδηλώσεις στη χώρα κρασιού της Καλιφόρνιας. Και κάθε φορά, υπάρχουν σημαντικά αντικείμενα που δεν έχουν σκεφτεί αυτές οι εταιρείες πριν επικοινωνήσουν μαζί μου σχετικά με την επερχόμενη συνάντηση ή υποχώρηση τους.

Γι 'αυτό θέλω να μοιραστώ τις κορυφαίες 14 σκέψεις μου που πρέπει να θυμάται ένας Διευθύνων Σύμβουλος, ένας εκτελεστικός βοηθός ή ένας αρμόδιος για το σχεδιασμό εκδηλώσεων κατά τον προγραμματισμό μιας εταιρικής υποχώρησης στη χώρα κρασιού της Καλιφόρνιας. Η προσωπική μου, εποχιακή λίστα ελέγχου για τη δημιουργία ενός επιτυχημένου καταφυγίου Wine Country για να κερδίσετε κουνού από τους συναδέλφους σας και να σας κάνει να μοιάζετε ως επαγγελματίας διοργανωτής συσκέψεων.

Ακριβώς λοιπόν: Ας σκάψουμε. Ακολουθεί το πραγματικό ερωτηματολόγιο που χρησιμοποιώ για κάθε νέο εταιρικό πελάτη, έναν από τους οποίους έχω εκφράσει τη συνεργασία μου με μια μεγάλη ποικιλία εταιρειών και τις υπηρεσίες που χρειάζονται οι ίδιοι και οι υπάλληλοί τους μόλις φτάσουν. Μέχρι την τελευταία ερώτηση, θα έχετε μια καλή ιδέα για το πότε, πού, τι και πώς χρειάζεται να προγραμματίσετε την επόμενη επιτυχημένη εκδήλωση της ομάδας Country Country.


Το ερωτηματολόγιο




# 1. Ποιος είναι ο σκοπός της εκδήλωσής σας;

Απο 10 πιο συνηθισμένοι τύποι εταιρικών εκδηλώσεων , βοηθά να μάθουμε ακριβώς σε ποια κατηγορία ανήκει η εκδήλωσή σας, έτσι ώστε οι πωλητές της ομάδας στα ξενοδοχεία και τα θέρετρα της Wine Country να γνωρίζουν πώς να ανταποκρίνονται ανάλογα στο RFP (Αίτηση για πρόταση). Ένα σεμινάριο εκτελεστικής συνάντησης ή κατάρτισης ομάδας εργαζομένων, για παράδειγμα, πιθανότατα θα πραγματοποιηθεί σε εσωτερικούς χώρους, συχνά σε αίθουσα συσκέψεων χωρίς παράθυρο για να αποφευχθούν οι περισπασμοί, ενώ ένα δείπνο ομαδικής εκδρομής μπορεί να πραγματοποιηθεί σε εξωτερικούς χώρους σε έναν αμπελώνα ή σε μια σπηλιά κρασιού. Η παροχή της σωστής ετικέτας στο συμβάν στην αρχή θα μπορούσε να αποτρέψει πολλά προβλήματα αργότερα.



# 2. Πόσο μεγάλη είναι η ομάδα σας;

Λάβετε υπόψη ότι τα περισσότερα ξενοδοχεία και θέρετρα Wine Country θεωρούν ότι τα 10 άτομα είναι το ελάχιστο μέγεθος μιας «ομάδας». Οποιοδήποτε μέγεθος μικρότερο από αυτό πιθανότατα δεν θα σας προσφέρει τα οφέλη μιας ομαδικής κράτησης. Αν δεν γνωρίζετε το ακριβές μέγεθος της γιορτής σας, αυτό είναι εντάξει - τα ξενοδοχεία το περιμένουν και θα δώσουν στους πελάτες κάποια περιθώρια για μη κρατημένα δωμάτια.

Μόλις μάθουμε τον εκτιμώμενο αριθμό στην ομάδα σας, το αντιστοιχίζουμε με το πιο κατάλληλο ξενοδοχείο ή θέρετρο Wine Country. Οι μικρότερες ομάδες τείνουν να ταιριάζουν καλύτερα με τις μικρές έως μεσαίες ιδιοκτησίες και η μοναδική υπηρεσία που παρέχουν είναι συχνά πιο προσωπική, ενώ τα μεγάλα θέρετρα μπορούν να σας εξοικονομήσουν χιλιάδες στο κόστος μεταφοράς, έχοντας ό, τι θέλει ή χρειάζεται η ομάδα σας στο κατάλυμα : εστιατόρια, σπα, γευσιγνωσία κρασιού, ακόμη και αίθουσα μπόουλινγκ στο Meritage Resort and Spa .



# 3. Η ομάδα σας έχει πάει στο κρασί πριν; Εάν ναι, πού μείνατε;

Δεν είναι ασυνήθιστο για τους συντονιστές ομαδικών εκδηλώσεων να λένε ότι θέλουν να μείνουν στην κοιλάδα Napa και, στη συνέχεια, να μείνουν στην κομητεία Sonoma, ακόμη και όταν δεν είχαν ιδέα ότι η φιλοξενία ενός καταφυγίου στην κομητεία Sonoma ήταν ακόμη μια επιλογή (συνήθως είναι το μέσο ξενοδοχείο Napa Valley) τιμή δωματίου που τους βοηθά να τους πείσει). Εάν ο πελάτης έχει επισκεφτεί τη χώρα του κρασιού στο παρελθόν, τότε συνήθως έχει μια ξεκάθαρη ιδέα για το πού θέλει να φιλοξενήσει την εκδήλωσή του. Και γνωρίζοντας πού έμειναν και δείπνο μάς ενημερώνει να μην στέλνουμε RFP στους ίδιους χώρους, εκτός αν το ζητήσουν συγκεκριμένα.




# 4. Θέλετε να μείνετε στο Napa Valley ή στο Sonoma County;

Περίπου το 90% των πελατών εταιρικών εκδηλώσεων δηλώνουν ότι θέλουν να φιλοξενήσουν το καταφύγιό τους στην κοιλάδα Napa, αλλά όταν συνιστάται και η κομητεία Sonoma, είναι συνήθως ανοιχτά σε αυτό ως επιλογή. Αυτό που συνήθως καθορίζει τον τελικό προορισμό τους είναι το κόστος: Ένα δωμάτιο ξενοδοχείου στην κομητεία Sonoma είναι συνήθως περίπου 30% λιγότερο από την κοιλάδα Napa, και οι περισσότεροι άνθρωποι εκπλήσσονται όταν ακούνε το μέσο κόστος μιας τιμής δωματίου για το καλοκαίρι του Σαββατοκύριακου στην κοιλάδα Napa.



# 5. Πόσα δωμάτια θα χρειαστείτε για την ομάδα σας;

Αυτή η ερώτηση προκαλεί συχνά γέλια. Η σκέψη των στελεχών της εταιρείας που μοιράζονται ένα δωμάτιο ξενοδοχείου είναι αρκετά διασκεδαστική στους εκτελεστικούς βοηθούς. Αλλά θα εκπλαγείτε πόσο συχνά αυτό παρακωλύει το άτομο που είναι επιφορτισμένο με τον προγραμματισμό της εταιρικής εκδήλωσης. Θέλει η εταιρεία να εξοικονομήσει χρήματα έχοντας την ομάδα να μοιράζεται τα δωμάτια; Μερικοί από το προσωπικό θέλουν να φέρουν τους συνεργάτες τους (ή μπορούν); Δίπλα στον προϋπολογισμό, το να έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα για το πόσα δωμάτια θα χρειαστείτε είναι ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες για την κράτηση μιας εταιρείας.




# 6. Ποια είναι η ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης;

Η τυπική απάντηση σε αυτήν την ερώτηση είναι να δώσετε την ημερομηνία άφιξης και την ημερομηνία αναχώρησης, σε αυτήν τη μορφή: Θα φτάσουμε την Τετάρτη, 3 Μαρτίου και θα αναχωρήσουμε την Κυριακή 7 Μαρτίου. Το να πούμε ότι είναι ένα τριήμερο καταφύγιο είναι ασαφές και Όταν πρόκειται για κράτηση εκδήλωσης 40.000 $, η σαφήνεια είναι το κλειδί. Εάν δεν γνωρίζετε τις ακριβείς ημερομηνίες που θα διαμείνει η ομάδα σας, ένας υπεύθυνος πωλήσεων ξενοδοχείων μπορεί να σας δώσει μόνο μια εκτίμηση για το κόστος και πιθανότατα δεν θα έχει ένα τετράγωνο δωματίων για εσάς. Δεν είναι παράνομος, αλλά η σαφής ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης θα κάνει τη δουλειά όλων ευκολότερη.

Και FYI, πολλά ξενοδοχεία και θέρετρα Wine Country έχουν ελάχιστα 2 διανυκτερεύσεις τα σαββατοκύριακα, οπότε αν η εταιρική σας αποχώρηση λήγει το Σάββατο, ενδέχεται να χρεωθείτε και για το Σάββατο το βράδυ. Και επειδή το Wine Country είναι ένας τόσο δημοφιλής προορισμός για τουρίστες τα σαββατοκύριακα, η κράτηση της εκδήλωσής σας από Κυριακή έως Πέμπτη μπορεί να σας εξοικονομήσει χιλιάδες δολάρια.



# 7. Είναι η ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης ευέλικτη;

Αν και είναι χρήσιμο να καθοριστούν οι ημερομηνίες ταξιδιού, δεν είναι κρίσιμο. Τα ξενοδοχεία και τα θέρετρα συχνά ρωτούν αν οι ημερομηνίες της ομαδικής εκδήλωσης είναι ευέλικτες, καθώς μερικές φορές εξαντλούνται σε αυτές τις συγκεκριμένες ημερομηνίες ή ακόμα και την πρώτη ή την τελευταία ημέρα. Το να λέτε ότι είστε εντάξει με τη Δευτέρα-Τρίτη ή την Τρίτη-Τετάρτη δίνει στον πωλητή του ξενοδοχείου πολύ περισσότερο περιθώριο.



# 8. Ποιος είναι ο εκτιμώμενος προϋπολογισμός σας;

Θα εκπλαγείτε πόσο συχνά ένας νέος πελάτης συμβάντων ομάδας δεν έχει απάντηση σε αυτήν την ερώτηση, είτε επειδή δεν τους δόθηκε προϋπολογισμός, είτε η εταιρεία επικοινωνεί μαζί μας για να καθορίσει ποιος θα πρέπει να είναι ο προϋπολογισμός του. Η ύπαρξη εκτιμώμενου προϋπολογισμού δεν είναι κρίσιμη, αλλά πολύ χρήσιμη για τον προσδιορισμό του διαμετρήματος, του χρόνου και της τοποθεσίας ενός ξενοδοχείου ή ενός εταιρικού τόπου αναχώρησης. Για μια μέση ομαδική εκδήλωση (ξενοδοχείο, χώρος συσκέψεων + F&B + A / V, μεταφορά, γεύματα), ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε είναι τουλάχιστον 500 $ ανά άτομο ανά διανυκτέρευση.


Όσον αφορά τους προϋπολογισμούς, μια λέξη που θα θέλατε να έχετε στο λεξικό σας είναι 'παραχωρήσεις', η οποία είναι ξενοδοχειακή γλώσσα για δωρεάν. Παρόλο που δεν διαπραγματευόμαστε ομαδικές τιμές για εσάς, ένα ξενοδοχείο ή ένας τόπος συνάντησης θα προσφέρει συχνά επιπλέον παραχωρήσεις για τους πελάτες μας, επειδή συνεργαζόμαστε τόσο συχνά μαζί τους. Με λίγα λόγια, η κράτηση της εταιρικής σας εκδήλωσης μέσω εμάς θα σας εξοικονομήσει χρήματα και ζητώντας επιπλέον παραχωρήσεις - όπως εξοικονόμηση χρέωσης θερέτρου ή Wi-Fi - θα σας εξοικονομήσει ακόμη περισσότερα χρήματα.



# 9. Ποια είναι η δαπάνη του πάρκου στις τιμές των δωματίων;

Εάν ένας πελάτης εταιρικής εκδήλωσης δεν έχει προϋπολογισμό, έχει σχεδόν πάντα μια ιδέα για το πόσα χρήματα θέλει να ξοδέψει σε ένα δωμάτιο ανά διανυκτέρευση. Οι τιμές των δωματίων για γκρουπ είναι συνήθως χαμηλότερες από τις τιμές 'ταξίδια αναψυχής' και οι τιμές από Κυριακή έως Πέμπτη είναι σχεδόν πάντα πολύ πιο ακριβές από τις τιμές του Σαββατοκύριακου, καθώς το Wine Country είναι ένας δημοφιλής προορισμός για αποδράσεις Σαββατοκύριακου.

Η γνώση του ποσού που θέλετε να ξοδέψετε σε ένα δωμάτιο ξενοδοχείου είναι πολύ χρήσιμη για τον καθορισμό των ξενοδοχείων που ταιριάζουν καλύτερα στην ομάδα σας. Στο χαμηλό τέλος του καλοκαιριού, περιμένετε να πληρώσετε περίπου $ 250 ανά διανυκτέρευση στο Sonoma County. Για ένα πολυτελές ακίνητο στην κοιλάδα Napa κατά τη διάρκεια της υψηλής περιόδου, περιμένετε να πληρώσετε περίπου 500 έως 600 $ ανά διανυκτέρευση δωματίου τουλάχιστον.



# 10. Θα χρειαστείτε επίσης μεταφορά;

Και πάλι, θα εκπλαγείτε από το πόσα άτομα έχουν αναλάβει να συνθέσουν το ομαδικό καταφύγιο της εταιρείας δεν συνυπολογίζουν το κόστος μεταφοράς, τόσο από το αεροδρόμιο όσο και εκτός του ξενοδοχείου. Πολύ λίγα ξενοδοχεία στο Wine Country έχουν απευθείας υπηρεσία μεταφοράς από τα αεροδρόμια του Σαν Φρανσίσκο και του Όκλαντ (το Doubletree Sonoma Wine Country είναι μια σπάνια εξαίρεση), οπότε αν χρειάζεστε μια βόλτα από το αεροδρόμιο ή σε ένα οινοποιείο από το ξενοδοχείο σας, θα πρέπει να κλείσετε μια εταιρεία μεταφορών πολύ νωρίτερα. Στο WineCountry, έχουμε συνεργαστεί με πολλές τοπικές εταιρείες μεταφορών και θα χαρούμε να σας προτείνουμε την καλύτερη εφαρμογή για την ομάδα σας.



# 11. Θα χρειαστείτε χώρο συσκέψεων; Εάν ναι, ποιες μέρες θα χρειαστεί να κάνετε κράτηση χώρου συσκέψεων και για πόσα άτομα; Θα χρειαστείτε ήχο / βίντεο και F&B; Η ομάδα σας έχει άλλες ανάγκες;

Σχεδόν κάθε εταιρική ή ομαδική εκδήλωση χρειάζεται κάποιο είδος χώρου συσκέψεων ή αίθουσας συνεδριάσεων, είτε εντός ξενοδοχείου είτε σε οινοποιείο. Οι ερωτήσεις στις οποίες θέλετε να έχετε απαντήσεις εκ των προτέρων περιλαμβάνουν: Για πόσα άτομα; Για ποια περίοδο κατά τη διάρκεια της ημέρας; Θα χρειαστείτε υπηρεσία φαγητού και ποτού; Θέλετε να σερβίρεται αλκοόλ (όπως σε οινοποιείο); Θα χρειαστείτε εξοπλισμό ήχου / βίντεο; Πώς θέλετε να τακτοποιηθούν τα τραπέζια και οι καρέκλες; Θα έχετε συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος;

Το τυπικό κόστος της ενοικίασης ενός χώρου συσκέψεων ποικίλλει σημαντικά στη χώρα κρασιού. Έχουμε μερικούς συνεργάτες ξενοδοχείων που συχνά επιβαρύνουν το κόστος ενοικίασης χώρου συσκέψεών τους (συνήθως εάν ο πελάτης συμφωνεί με μια ελάχιστη χρέωση F&B), ενώ άλλοι χρεώνουν ελάχιστα τετραψήφια. Εάν πρόκειται να ζητήσετε παραχωρήσεις, το τέλος του χώρου συσκέψεων είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε.



# 12. Θα χρειαστείτε βοήθεια για την οργάνωση μεσημεριανού γεύματος ή δείπνου;

Για τις περισσότερες εταιρικές και ομαδικές εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται στην κοιλάδα Napa και στην κομητεία Sonoma, το μεσημεριανό γεύμα περιλαμβάνεται στη χρέωση F&B στο χώρο συσκέψεων, είτε ως μεσημεριανό γεύμα είτε σε στιλ μπουφέ είτε μέσα στην αίθουσα συσκέψεων είτε στο διάδρομο. Αν εσείς και οι συνάδελφοί σας θέλετε να γευματίσετε ή δείπνο μακριά από το ξενοδοχείο, είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας προτείνουμε προτάσεις (εδώ είμαστε όλοι υπεροχοί φαγητού, οπότε δεν θα σας οδηγήσουμε λάθος). Μια δημοφιλής επιλογή είναι να έχετε ένα ομαδικό δείπνο σε ένα οινοποιείο, είτε έξω από τα αμπέλια είτε σε μια σπηλιά κρασιού, όπως η φανταστική εμπειρία σπηλιάς Αμπελώνες Pine Ridge στην κοιλάδα Νάπα.

Λάβετε υπόψη ότι εάν το εστιατόριο ή το οινοποιείο δεν βρίσκεται σε κοντινή απόσταση - ένας εξαιρετικός λόγος για να κλείσετε ένα ξενοδοχείο στο κέντρο της πόλης - πιθανότατα θα χρειαστεί να προσλάβετε μια εταιρεία μεταφορών εάν θέλετε να ταξιδέψετε ως ομάδα, κάτι που μπορεί να γίνει ακριβό. Εναλλακτικά, Uber και Lyft διατίθενται σε όλη τη χώρα του κρασιού.



# 13. Θα χρειαστείτε βοήθεια για να οργανώσετε δραστηριότητες, όπως γευσιγνωσία κρασιού;

Πότε στη Ρώμη, σωστά; Σχεδόν κάθε εταιρική και ομαδική εκδήλωση που βοηθάμε να περιλαμβάνει μια επίσκεψη σε ένα ή περισσότερα οινοποιεία για μια δοκιμαστική εμπειρία και η σύσταση των οινοποιείων είναι η ειδικότητά μας. Όπως με το φαγητό σε ένα εστιατόριο εκτός του ξενοδοχείου, λάβετε υπόψη ότι εάν το οινοποιείο που θέλετε να επισκεφτείτε δεν βρίσκεται σε κοντινή απόσταση με τα πόδια, πιθανότατα θα χρειαστεί να νοικιάσετε μια εταιρεία μεταφορών ή υπηρεσία κοινής χρήσης. Και παρόλο που μπορεί να δοκιμάζετε μόνο κρασί με λίγο γουλιά, θα εκπλαγείτε πόσο γρήγορα μπορεί να αυξηθεί το επίπεδο αλκοόλ στο αίμα σας πέρα ​​από το 0,08%.



# 14. Ενδιαφέρεστε να κάνετε άλλες δραστηριότητες εκτός από γευσιγνωσία κρασιού, όπως διαγωνισμοί μαγειρικής δημιουργίας ομάδων;

Μαζί με τη γευσιγνωσία κρασιού, υπάρχουν δεκάδες άλλες δραστηριότητες διαθέσιμες στη χώρα κρασιού που μπορούμε να σας βοηθήσουμε να οργανώσετε την ομαδική σας εκδήλωση, τα πάντα, από περιηγήσεις ποδηλάτου Sip-n-Cycle έως γκουρμέ φαγητό και εκδρομές κρασιού, εκδηλώσεις οικοδόμησης ομάδων (οι διαγωνισμοί μαγειρικής είναι πολύ δημοφιλείς ), μαθήματα ανάμειξης κρασιού και περιηγήσεις με τα πόδια στον αμπελώνα. Για να δείτε ένα ευρύ φάσμα διασκεδαστικών δραστηριοτήτων Country Country για την ομάδα σας, ρίξτε μια ματιά Εμπειρίες κρασιού .


Αν έχετε φτάσει στο τέλος αυτού του άρθρου, συγχαρητήρια! Τώρα έχετε όλες τις απαντήσεις για να διοργανώσετε μια διασκεδαστική και γόνιμη εταιρική ή ομαδική εκδήλωση στο California Country. Το επόμενο βήμα είναι να μου καλέσετε στο (415) 518-1402 ή να μου στείλετε email στο matt@winecountry.com . Όχι μόνο θα σας βοηθήσω να βρείτε τους ιδανικούς χώρους για την επόμενη εταιρική σας εκδήλωση ή την ομαδική σας εκδήλωση, αλλά θα σας βάλω σε επαφή με το σωστό άτομο με το οποίο πρέπει να μιλήσετε - και μάλλον θα σας εξοικονομήσει χρήματα.

Τέλος, ανέφερα ότι η Υπηρεσία Προτάσεων και Παραπομπών είναι δωρεάν; Κερδίζουμε μια μικρή προμήθεια από τους συνεργάτες του ξενοδοχείου με την αμοιβή δωματίου, αλλά το ξενοδοχείο καλύπτει αυτό το κόστος και όχι εσείς. Επομένως, δεν υπάρχει κανένας λόγος να μην χρησιμοποιήσετε την Υπηρεσία Προτάσεων και Παραπομπής για εταιρικές και ομαδικές εκδηλώσεις στο Napa Valley και στο Sonoma County.


- Οδηγός για γευσιγνωσία κρασιού σαν επαγγελματίας -

- Τα 9 καλύτερα ξενοδοχεία κρασιού για επίσκεψη το 2018 -


Συνιστάται